1. Responsável pelo tratamento e contactos

O responsável institucional pelo tratamento é Hospital do Divino Espírito Santo de Ponta Delgada, EPER, através das estruturas competentes da instituição.

Contacto do Encarregado de Proteção de Dados: dpo.hdes@azores.gov.pt.

O interlocutor do projeto define requisitos funcionais e clínico-farmacêuticos em articulação com a instituição, mas a determinação final das finalidades e meios do tratamento pertence à instituição.

2. Finalidades do tratamento

Suporte ao circuito hospitalar de nutrição parentérica, desde a prescrição até à administração.

Redução de erros de transcrição e cálculo, mantendo revisão humana obrigatória.

Validação farmacêutica, preparação, controlo de qualidade, emissão de rótulos/folhas e documentação operacional.

Rastreabilidade entre utente, prescrição, preparação, lote interno, constituintes, materiais, controlo de qualidade e administração.

Auditoria, responsabilização dos intervenientes, segurança da informação, continuidade de cuidados e investigação de incidentes.

3. Bases legais

Dados pessoais: Art.º 6.º, n.º 1, alínea e), do RGPD — exercício de funções de interesse público ou exercício da autoridade pública.

Dados de saúde/categorias especiais: Art.º 9.º, n.º 2, alínea h), do RGPD — prestação de cuidados ou tratamento de saúde e gestão de sistemas e serviços de saúde.

O tratamento não assenta no consentimento do titular como base principal, por se enquadrar na prestação e gestão de cuidados de saúde em contexto hospitalar.

4. Titulares abrangidos

Utentes neonatais, pediátricos e, quando aplicável, adultos com indicação/prescrição de nutrição parentérica.

Titulares vulneráveis, incluindo recém-nascidos, crianças, utentes internados ou clinicamente dependentes.

Profissionais autorizados, incluindo médicos, farmacêuticos, TSDT, enfermeiros, administradores funcionais e administradores técnicos.

5. Categorias de dados tratados

Identificação mínima do utente: nome ou identificador operacional quando configurado, número de processo, data de nascimento/idade, serviço/unidade e localização assistencial/cama quando necessário.

Dados clínicos/farmacotécnicos necessários: idade gestacional quando aplicável, peso, parâmetros nutricionais, composição prescrita, via de administração, volumes, velocidades de perfusão, datas e histórico.

Circuito de preparação/administração: lote interno, solução, constituintes, lotes e validades, materiais, prazos de validade, controlo de qualidade, rótulos, folhas, libertação, administração e ocorrências.

Dados profissionais: nome, username/identificador institucional, número mecanográfico quando aplicável, cédula/categoria profissional quando necessária, serviço/unidade, perfil e ações realizadas.

Dados técnicos: data/hora, IP, user-agent parcial, eventos de autenticação, ações, erros aplicacionais, logs de segurança e auditoria.

6. Dados que não estão previstos ou são excluídos por minimização

Sem recolha sistemática de contactos pessoais dos utentes.

Sem dados de faturação, financeiros, patrimoniais ou familiares.

Sem sexo/género como dado necessário ao circuito.

Sem dados biométricos, genéticos, vida sexual/orientação sexual, origem racial/étnica ou convicções religiosas/filosóficas.

Sem geolocalização, GPS/GSM, rastreio físico do utente, imagem, áudio ou vídeo do utente.

Sem cookies de marketing, analytics externos ou rastreadores comportamentais.

7. Origem dos dados

Os dados são obtidos no contexto da prestação de cuidados de saúde, através de sistemas internos da instituição e da introdução/validação por profissionais autorizados.

Não está prevista recolha a partir de fontes públicas, terceiros externos, dispositivos pessoais, cookies de marketing, analytics externos ou rastreadores comportamentais.

8. Conservação

Dados clínicos e operacionais conservados pelo período necessário às finalidades assistenciais, rastreabilidade, auditoria e cumprimento legal; como referência mínima, durante o acompanhamento assistencial e pelo menos 5 anos após encerramento do episódio/processo ou última preparação/administração, sem prejuízo de prazos superiores quando integrem o processo clínico ou arquivo institucional.

Documentos temporários, exportações, pré-visualizações e cópias transitórias deverão ser eliminados quando deixarem de ser necessários, salvo quando integrem processo clínico, rastreabilidade, CQ ou arquivo institucional.

Backups seguem a política institucional de retenção, proteção, restauro e eliminação/substituição.

9. Partilha, transferências e subcontratantes

Não está prevista partilha de dados pessoais ou dados de saúde com terceiros externos, investigadores, entidades comerciais, cloud externa ou fornecedores com acesso a dados reais.

Não está prevista transferência de dados para fora da UE/EEE.

Caso futuramente exista fornecedor, suporte remoto, cloud, email transacional, monitorização externa, investigação ou integração com entidades terceiras, o RAT/AIPD e os contratos/subcontratação deverão ser revistos previamente.

10. Segurança

A aplicação prevê autenticação individual, perfis por função, segregação de permissões, logs de auditoria, rastreabilidade por lote interno, QR code minimizado, HTTPS/TLS em produção, backups institucionais, controlo de impressão e procedimentos de incidentes.

A cifragem integral dos dados em repouso depende da configuração técnica aprovada pela informática institucional; até confirmação formal, devem manter-se controlos compensatórios, incluindo servidor interno, restrição de acesso, logs, backups protegidos e gestão de permissões.

O email institucional não deve ser usado como repositório ou canal normal de transmissão de dados clínicos identificáveis; exceções exigem minimização, cifragem e dupla verificação.

11. Direitos dos titulares

Os titulares podem exercer, nos termos do RGPD e da legislação aplicável, direitos de informação, acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e reclamação junto da CNPD.

O direito à portabilidade e o direito a retirar consentimento não são, em regra, aplicáveis como fundamento principal neste tratamento, por não estar em causa consentimento ou contrato como base legal principal.

Em contexto clínico, alguns direitos podem estar limitados por obrigações legais, arquivo clínico, segurança do doente, rastreabilidade, defesa de direitos ou interesse público em saúde.

12. Cookies e armazenamento local

A aplicação usa apenas cookies técnicos/de sessão essenciais à autenticação, segurança e funcionamento, e pode usar armazenamento local para preferências de interface.

Cookies não essenciais, analytics, marketing ou bibliotecas externas via CDN não estão previstos no funcionamento normal e só poderão ser ativados se forem documentados e sujeitos ao regime legal aplicável.

13. Alterações

Esta política deve ser revista sempre que mudem funcionalidades, dados tratados, alojamento, subcontratantes, integrações, exportações, retenção, permissões ou finalidade do tratamento.